anyRMboards

Anwendungsbeispiel

Firma X plant im nächsten Jahr den Launch eines neuen Produktes. Produktmanagement, Marketingleitung und die medizinisch-wissenschaftliche Abteilung haben insgesamt acht Meinungsbildner aus Deutschland und dem deutschsprachigen Ausland benannt, die beim Launch als Advisory Board fungieren sollen (Professoren A, B, C, D, E, Doktoren F, G und H). mehr...

Die Professoren A-E arbeiten an Universitätskliniken und waren alle bereits in die Zulassungsstudie involviert. Für die Doktoren F, G und H ist das Produkt neu. Sie wurden aufgrund ihrer Tätigkeit für Standesorganisationen, wissenschaftlichen Expertise und guten fachlichen Vernetzung in das Gremium berufen.

Die verantwortliche Leitung des Advisory Boards hat beschlossen zur Unterstützung der Durchführung eine digitale Board Management Plattform (anyRMboards) einzusetzen. Ziel ist es, die externen Experten über ein sicheres Netzwerk mit unterschiedlichen Zugriffsrechten einzubinden, um eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Beteiligten zu gewährleisten.

Bis zum Launch in sechs Monaten werden fortlaufend neue Marketingmaterialien entwickelt und auf anyRMboards veröffentlicht und geteilt. Dafür ist federführend das Produktmanagement zuständig. Das Advisory Board hat sich bereit erklärt, diese Marketingmaterialien auf fachliche Relevanz zu überprüfen. Innerhalb der Firma X müssen sie zusätzlich einen Freigabeprozess durchlaufen (Marketing, MedWiss, Legal). Der aktuelle Stand dieser Materialien wird in einem virtuellen Datenraum abgebildet auf den die Beteiligten mit unterschiedlichen Rechten zugreifen können. Das Dateimanagement von anyRMboards hilft hier den Überblick zu bewahren und ermöglicht z.B den Mitgliedern des Advisory Boards die transparente und nachvollziehbare Kommentierung sowie gemeinsame Bearbeitung von Webdokumenten.

Darüber hinaus können sich die Experten untereinander jederzeit über das Messaging der Plattform oder in verschieden Diskussionsgruppen austauschen bzw. sich zu bestimmten Punkten abstimmen.

Alle Mitglieder des Advisory Boards (interne Stakeholder und externe Experten) treffen sich nur zweimal persönlich: jetzt zum Kickoff und dann erst wieder zur Launch-Pressekonferenz. Von der Terminfindung über die Abstimmung der Agenda bis zur Bereitstellung von Veranstaltungs- und Reiseunterlagen vereinfacht anyRMboards die Prozesse. Dazwischen gibt es virtuelle Treffen alle vier Wochen, bei denen der Projektfortschritt besprochen und dokumentiert wird.

Für Moderation und Projektmanagement ist der externe Berater M. verantwortlich. In diesem Fall können dem externen Moderator Administratorenrechte übertragen werden. Dies ermöglicht ihm, den kompletten Prozess über die Plattform zu steuern und zu begleiten. So können bespielsweise Besprechungsergebnisse und To-Do Listen der Meetings einfach geteilt und unterschiedlichen Projektbeteiligten Aufgaben zugewiesen werden.

Gleichzeitig laufen bei den Professoren A-E noch Studien, deren Ergebnisse zeitnah in die Launchmaterialien einfließen sollen. Da es sich bei dem neuen Produkt um eine erklärungsbedürftige Innovation handelt, werden auf Basis der gemeinsam von Produktmanagement und Advisory Board erarbeiteten Materialien Schulungsunterlagen erstellt; zunächst für den Außendienst, später in Form von CME-Kursen für Anwender. Bei den Materialien für den Außendienst sind die Vertriebsleiter beteiligt (die zu diesem Zeitpunkt ebenfalls Zugang zur Plattform bzw. für Sie relevante Dokumente erhalten), für die CME-Kurse werden verstärkt Kasuistiken der Board-Mitglieder verwendet. Alle Dokumente werden nach Fertigstellung noch vom Board und den internen Stakeholdern einfach und direkt auf anyRMboards freigegeben.

Durch das Verwenden einer zentralen, digitalen Plattform bleiben alle Ergebnisse und Informationen langfristig für die Firma erhalten und sind damit für weitere und zukünftige Beteiligte leicht auffindbar und im Entstehungsprozess jederzeit nachzuvollziehen. Ok.